Privacy Policy

Name of service: {{suite}}

Service description

{{suite}} enables the operation of computer pools with non-persistent virtual machines, which are tailored by lecturers to their courses. Those VMs can optionally be shared across universities.

Datenschutz

Name der Dienstleistung: {{suite}}

Beschreibung des Dienstes

{{suite}} ermöglicht den Betrieb von Rechnerpools mit nicht-persistenten virtuellen Maschinen, die von Dozierenden auf ihre Lehrveranstaltungen zugeschnitten werden. Diese VMs können optional auch hochschulübergreifend genutzt werden.

Obligations

Every user who uploads or modifies virtual teaching environments is responsible for ensuring that all license provisions applicable at their own institution are complied with. At the same time, they are also obliged to ensure to the best of their knowledge and belief that there is no malware (viruses, trojans, etc.) in the virtual teaching environments in accordance with the recommendations of the {{suite}} team.

Verpflichtungen

Jeder Nutzende, der virtuelle Lehrumgebungen hochlädt oder verändert, ist dafür verantwortlich, dass alle an der eigenen Hochschule geltenden Lizenzbestimmungen eingehalten werden. Gleichzeitig ist er verpflichtet, nach bestem Wissen und Gewissen dafür zu sorgen, dass sich in den virtuellen Lehrumgebungen keine Schadsoftware (Viren, Trojaner etc.) gemäß den Empfehlungen des {{suite}}-Teams befindet.

Data controller and contact information

University of Freiburg, IT Services: {{helpmail}}

Jurisdiction: DE-BW Germany Baden-Württemberg

Datenverantwortlicher und Kontaktinformationen

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg, Rechenzentrum: {{helpmail}}

Zuständigkeitsbereich: DE-BW Deutschland Baden-Württemberg

Personal data processed

The following data is requested from your Home Organisation

your unique user identifier (IdPPersistentNameIdentifier)
your role in your Home Organisation (eduPersonScopedAffiliation)
your permission to use this service independent of your role (eduPersonEntitlement)
your first and last name (sn, givenName) (*)
your email address (mail) (*)

The data marked with (*) is not stored on our servers but only forwarded to your institution, unless you participate in the central VM exchange.

Verarbeitete personenbezogene Daten

Die folgenden Daten werden von Ihrer Heimatorganisation angefordert

Eindeutige, anonyme Nutzerkennung (IdPPersistentNameIdentifier)
Status des Nutzers (Dozent/Mitarbeiter, Student, ..., eduPersonScopedAffiliation)
Ihre Erlaubnis, diesen Dienst unabhängig von Ihrer Rolle zu nutzen (eduPersonEntitlement)
Vor- und Nachname (sn, givenName) (*)
E-Mailadresse (mail) (*)

Die mit (*) gekennzeichneten Daten werden nicht auf unseren Servern gespeichert, sondern nur an Ihre Einrichtung weitergeleitet, sofern Sie nicht am zentralen VM-Austausch teilnehmen.

Purpose of the processing of personal data

The data is used

to authorise your access to and use of the resources we provide
to relate shared public VMs to the owning/uploading person

Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Die Daten werden verwendet,

um Ihren Zugang zu den von uns bereitgestellten Ressourcen und deren Nutzung zu autorisieren
um gemeinsam genutzte öffentliche VMs der besitzenden/hochladenden Person zuzuordnen

Third parties to whom personal data is disclosed

We may share your personal data with third parties (or otherwise allow them access to it) in the following cases:

(a) to satisfy any applicable law, regulation, legal process, subpoena or governmental request
(b) to enforce this Privacy Notice, including investigation of potential violations thereof
(c) to relate shared VMs with the owner/uploading person e.g. when the VM is downloaded to a {{suite}} satellite server of another institution using the service

Your personal data may also be accessible by others users of the service if you shared a public VM.

Dritte, an die personenbezogene Daten weitergegeben werden

In den folgenden Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben (oder ihnen anderweitig Zugang dazu gewähren):

(a) zur Erfüllung geltender Gesetze, Vorschriften, rechtlicher Verfahren, Vorladungen oder behördlicher Anfragen
(b) zur Durchsetzung dieser Datenschutzerklärung, einschließlich der Untersuchung möglicher Verstöße dagegen
(c) um freigegebene VMs mit dem Eigentümer/der hochladenden Person in Verbindung zu bringen, z. B. wenn die VM auf einen {{suite}}-Satellitenserver einer anderen Einrichtung heruntergeladen wird, die den Dienst nutzt

Ihre personenbezogenen Daten können auch für andere Nutzer des Dienstes zugänglich sein, wenn Sie eine öffentliche VM freigegeben haben.

How to access, rectify and delete the personal data

Contact the data controller above. To rectify the data released by your Home Organisation, contact your Home Organisation's IT helpdesk.

Data retention: Personal data is deleted on request by the user or if the user hasn't used the service for two years.

Zugang, Berichtigung und Löschung der personenbezogenen Daten

Wenden Sie sich an den oben genannten Datenverantwortlichen. Um die von Ihrer Heimateinrichtung freigegebenen Daten zu berichtigen, wenden Sie sich an den IT-Helpdesk Ihrer Heimateinrichtung.

Aufbewahrung von Daten: Personenbezogene Daten werden auf Antrag des Nutzers oder wenn der Nutzer den Dienst zwei Jahre lang nicht genutzt hat, gelöscht.

Data Protection Code of Conduct

Your personal data will be protected according to the Code of Conduct for Service Providers, a common standard for the research and higher education sector to protect your privacy.

Verhaltenskodex

Ihre persönlichen Daten werden gemäß dem Code of Conduct for Service Providers geschützt, einem gemeinsamen Standard für den Forschungs- und Hochschulsektor zum Schutz Ihrer Privatsphäre.